Početna Posao Sve o dopisu: što je dopis, kako ga napisati, koje vrste dopisa postoje

Sve o dopisu: što je dopis, kako ga napisati, koje vrste dopisa postoje

Krunoslav P., MBA04/12/20237 minuta za čitanje318

Podijeli

Pisanje dopisa mnogim ljudima predstavlja težak posao sve dok ne započnu samo pisanje.

Istina je da oduzima malo vremena, naročito ako nismo dovoljno informirani o strukturi istoga. Važno je zapamtiti gdje se piše određeni dio u strukturi, jer ona gotovo uvijek ostaje ista.

Prema nedavnom istraživanju, preko 60% poslovnih komunikacija i dalje se odvija putem pisama i elektroničke pošte. U ovom digitalnom vremenu, umijeće pisanja efikasnog poslovnog dopisa može biti ključno u izgradnji i održavanju profesionalnih odnosa.

Kao što je jednom rekao poznati poslovni lider Peter Drucker: ‘Najvažnija stvar u komunikaciji je čuti ono što nije rečeno.’ (1)

Upravo zato, sposobnost jasnog, konciznog i profesionalnog izražavanja u poslovnim dopisima ne znači samo prijenos potrebnih informacija već potvrđuje profesionalizam i vjerodostojnost poduzeća ili vas kao pojedinca.

Ukoliko se još uvijek „mučite“ s pisanjem iscrpljujućih i neprijatnih dopisa, ovaj članak mogao bi vam biti od velike pomoći da to svladate jednom zauvijek.

Ključne informacije o dopisu:

✅ Definicija i značaj: dopis je službeni pismeni tekst koji predstavlja važan oblik poslovne komunikacije, služi za prenošenje ključnih informacija i ostavlja dojam o poduzeću.
✅ Karakteristike: dopis se razlikuje od osobnih pisama po obliku, stilu, namjeni i pravilima; treba biti kratak, jasan, gramatički ispravan i u formalnom tonu.
✅ Struktura: dopis mora sadržavati podatke o pošiljatelju i primatelju, mjesto i datum, predmet, sadržaj, pozdrav, potpis i priloge, a koristi se predložak za olakšano pisanje.
✅ Vrste: postoje različite vrste dopisa u poslovnom svijetu, uključujući one za dobavljače, zaposlenike, motivacijske poruke, i dopise u procesu zapošljavanja.
✅ Savjeti za pisanje: ključno je držati se strukture i koristiti precizne, jasne informacije bez gramatičkih grešaka, uz početak pisanja s predloškom.

Što je to zapravo dopis?

Dopis predstavlja pismeni tekst koji šalje službeno jedna strana drugoj ili više njih.

Važan je oblik komunikacije koji pruža najvažnije informacije o poslovnim pitanjima, a koristi se kao referentni materijal za sve buduće transakcije u poslovnoj industriji.

Pojednostavljeno, dopis je slika poduzeća – njime ostavljamo dobar ili loš dojam ovisno o tome koliko je kvalitetno izrađeno pismo koje šaljemo primatelju.

Kako izgleda dopis?

Nije nepoznato da se svaki kvalitetan poslovni odnos održava dobrom komunikacijom, a jedan od oblika poslovne komunikacije upravo su dopisi.

Dopis kao poslovno pismo se uvelike razlikuje od osobnih pisama po svom obliku, stilu, namjeni i pravilima. Mora biti napisan kratko i jasno, informacije moraju biti sažete i bez nepotrebnih detalja, gramatički ispravne te u formalnom tonu.

💡 Bonus savjet:

Dopis je, prema mogućnosti, uvijek dobro pisati u pozitivnom i optimističnom tonu.

Čak i ako je tema pomalo neprijatna, moguće ju je izraziti na optimističan način koji će obje strane staviti na kvalitetniju razinu međusobnog odnosa i komunikacije.

Koja je struktura dopisa?

Kao što je već navedeno gore u tekstu, vrlo je važno da dopis bude pravilno strukturiran.

Najjednostavnije je započeti pisanje dopisa s već oblikovanim predlošcima tako što će dokument na samom početku već imati „glavu i rep“ s osnovnim podacima tvrtke ili obrta.

Ako, pak, nemate predložak, kod izrade dopisa pomoći će vam dizajneri koji su izradili logotip ili dizajnirali vizualni identitet tvrtke. Dopis uvijek možete izraditi i sami.

Dopis mora sadržavati sve najvažnije podatke kao što su:

Podaci o pošiljatelju (glava dopisa) – Potrebno je napisati osobne podatke pošiljatelja; svoje ime i prezime, adresu stanovanja, poštanski broj te grad i to u lijevom gornjem kutu papira. Osim osobnih podataka, a u slučaju da pišete dopis za tvrtku, vrlo je važno navesti ime tvrtke i njezin pravno-organizacijski oblik (d.o.o., j.d.o.o, d.d.), znak (logotip), glavnu djelatnost (savjetovanje, trgovačko poduzeće i sl.), sjedište (ulica i kućni broj), poštanski broj i poštu te broj poštanskog pretinca (p.p.).
Podaci o primatelju – Nakon što ste naveli podatke o pošiljatelju, isto to potrebno je napisati i za primatelja. Podaci o primatelju navode se u desnom dijelu papira odmah ispod podataka o pošiljatelju. U ovom se dijelu također navodi ime i prezime, adresa, poštanski broj i grad primatelja. Ukoliko se radi o pravnoj osobi, i u ovom se slučaju navodi naziv, sjedište, poštanski broj i grad primatelja.

💡 Bonus savjet:

Ako se radi o pravnoj osobi, obratite pažnju na to da je potrebno navesti puni naziv tvrtke ili obrta (j.d.o.o. ili d.o.o.). Često se zna dogoditi da se dopis šalje na određeni odjel unutar tvrtke ili određenoj osobi – u tom slučaju ne zaboravite navesti ime odjela ili ime osobe kojoj se šalje. Za osobu navedite ime i prezime te oznake n/p (na pažnju), n/r (na ruke) ili pov. (povjerljivo).

Mjesto i datum – Sad kada ste naveli podatke o pošiljatelju i primatelju, već ste obavili dobar dio posla. Ispod toga potrebno je napisati mjesto i datum pisanja dopisa, primjerice ,,Pula, 2. prosinca 2023. godine“ – kratko i jasno. Može se koristiti kao centrirani tekst.
Oznake dopisa – Oznake se pišu prije predmeta dopisa. Koriste se prilikom komunikacije s javnim ustanovama i državnim institucijama.
Predmet dopisa – Kao što vjerojatno već pretpostavljate, predmet dopisa je zapravo tema zbog koje šaljete poslovno pismo. Predmet mora biti napisan vrlo jednostavno i sažeto – npr. Osobni podaci za kontakt ili Dostava životopisa.
Sadržaj dopisa – Sadržaj dopisa je srž poslovnog pisma, odnosno ono zbog čega kontaktirate primatelja. Dopis je uvijek dobro započeti u poslovnom tonu, primjerice riječju ,,Poštovani“, a zatim imenom primatelja kako biste kod druge strane stvorili dojam poštovanja. Nakon oslovljavanja stavlja se zarez, a zatim se prelazi u novi red i započinje se prva rečenica kojom uvodite primatelja u temu pisma. Sadržaj treba biti kratak i jasan, mora sadržavati sve potrebne informacije i mora biti napisan na pristojan način. Slobodno ga jednostavno podijelite u tri dijela: uvod, razradu i zaključak kako bi se primatelj lakše snašao čitajući, ali ne pretjerujte s detaljima i nepotrebnim informacijama.
Pozdrav – Nakon jednostavnog sadržaja slijedi još jednostavniji pozdrav. Pristojno je i neophodno završiti dopis pozdravom poput ,,S poštovanjem“, „Srdačan pozdrav“ i slično.
Potpis – Odmah ispod pozdrava potrebno se potpisati imenom i prezimenom. Ukoliko predstavljate tvrtku, utoliko obavezno napišite i svoju titulu. Iznad napisanog potpisa se obavezno potpišite i ručno.
Prilozi – U slučaju da s dopisom dostavljate i prilog primatelju, obavezno ga navedite na dnu stranice. S obzirom da ste u sadržaju već spomenuli prilog, u ovom dijelu dopisa dovoljno ga je samo numerirati. Primjerice, ispod potpisa navedite: „Prilog 1: Poslovni ugovor između dvije tvrtke“. Navedite radi li se o izvorniku ili o kopiji dokumenta. Prilozi su spremljeni u omotnici ili uz temeljni dokument redoslijedom kojim su u dopisu spomenuti.

Prije slanja dopisa ne zaboravite provjeriti je li sve napisano gramatički i pravopisno ispravno kako biste kod čitatelja ostvarili najbolji mogući dojam.

Vrste dopisa

Kada govorimo o vrstama dopisa, važno je razlikovati poslovne i službene dopise.

To mogu biti dopisi za dobavljače, obavijesti za zaposlenike unutar tvrtke, dopisi u obliku motivacijskih poruka, dopisi pri zapošljavanju, pozivi na razgovor, dopisi za kupce i brojni drugi.

Postoji mnogo vrsta dopisa, ali sve se svode na isto. Jednostavno rečeno, dopisima šaljemo kratku i važnu poslovnu obavijest drugoj strani unutar ili izvan tvrtke.

Najčešće greške u pisanju dopisa i kako ih možemo izbjeći

Evo nekoliko uobičajenih zamki i kako ih izbjeći:

Predugačak sadržaj: Jedna od najčešćih pogrešaka je pisanje predugačkog i nejasnog sadržaja. Dopisi trebaju biti koncizni i fokusirani na ključnu poruku. Izbjegavajte nepotrebne informacije i držite se bitnog.
Neformalni ton: Često zaboravljamo da je dopis formalan dokument. Upotreba neformalnog jezika i slenga može ostaviti loš dojam. Koristite profesionalan ton i jezik prikladan poslovnom okruženju.
Pravopisne greške: Gramatičke i pravopisne greške mogu narušiti vjerodostojnost vaše poruke. Uvijek provjerite dopis prije slanja i, ako je moguće, koristite alate za provjeru gramatike.
Nejasna svrha: Ako primatelj ne razumije svrhu vašeg dopisa odmah na početku, možda će izgubiti interes. Jasno definirajte svrhu dopisa u prvom odlomku.
Zanemarivanje strukture: Nepridržavanje standardne strukture dopisa može uzrokovati da vaša poruka izgleda neorganizirano. Držite se ustaljene strukture s jasno označenim odeljcima za primatelja, pošiljatelja, datum, predmet, tijelo dopisa, završetak i potpis.
Neprimjereni pozdrav: Neadekvatno adresiranje primatelja ili korištenje neprimjerenog pozdrava može se smatrati nepoštovanjem. Upoznajte se s pravilima poslovne etikete vezane za adresiranje i pozdrave.
Izostanak priloga: Ako spominjete priloge u dopisu, ne zaboravite ih i stvarno priložiti. Ovo je česta pogreška koja može uzrokovati zbrku i nepotrebne komunikacijske zastoje.

Što smo naučili?

Pisanje dopisa zaista je jednostavno i brzo jednom kada ga svladate.

Sve što trebate znati jest da se trebate držati određene strukture, odnosno po mogućnosti predloška, te da koristite točne, kratke i jasne informacije u kojima nema gramatičkih grešaka. Važno je krenuti, a onda sve ide lakše.

Puno uspjeha u radu!

Možda će vas zanimati i što je darovni ugovor.

Najčešća pitanja korisnika o dopisima

Što je dopis?

Dopis je pismeni tekst koji šalje službeno jedna strana drugoj ili više njih – to je poslovno pismo pomoću kojeg pošiljatelj komunicira s primateljem s ciljem poslovnog komuniciranja.

Kakvu strukturu ima dopis?

Najlakše je započeti s već oblikovanim predlošcima. Pošiljateljevi podaci nalaze se u gornjem lijevom kutu, a primateljevi odmah ispod, desno. Slijedi mjesto i datum, predmet i sadržaj dopisa, pozdrav, potpis i eventualno žig te prilozi.

Koje vrste dopisa postoje?

Dopis, odnosno poslovno pismo može se slati iz mnogo razloga – zbog razgovora za posao, slanja molbe ili žalbe, motivacijskih poruka, poruka kupcima ili dobavljačima i sl.

Kako dopis mora biti napisan?

Dopis obavezno mora biti napisan formalno, sažeto bez nepotrebnih informacija te po mogućnosti u optimističnom tonu čak i ako se radi o neprijatnim temama.