Razlika između klasičnih, virtualnih i hibridnih događaja

klasičnih, virtualnih i hibridnih

Postoji nekoliko različitih vrsta događaja. Oni se dijele na (The National Press Club, b.d.):

  • Klasične – svi polaznici su fizički prisutni na jednom mjestu
  • Virtualne – ljudi događaju prisustvuju u potpunosti online
  • Hibridne – neki ljudi prisustvuju fizički, neki putem interneta online

Razlika između klasičnih, virtualnih i hibridnih događaja

 

Klasični događaji

To su događaji gdje svi sudionici fizički prisustvuju samom događaju.

Do pojave COVID-19 to je bio najpopularniji izbor. Zbog epidemioloških standarda, ograničenja i obustavljanja mnogih događaja, popularnost je porasla online događanjima.

 

Virtualni događaji

Virtualni se događaji odvijaju u potpunosti online koristeći virtualna sučelja i alate. Oni mogu koristiti kombinaciju prijenosa uživo i unaprijed snimljenog sadržaja tako da maksimalno angažiraju sudionike.

Neki česti primjeri virtualnih događaja uključuju sastanke, webinare, web emisije, konferencije, predstavljanja i promocije.

Sudionicima se pruža priliku da se međusobno umreže, aktivno sudjeluju,  postavljaju pitanja, pružaju povratne informacije u stvarnom vremenu. (Vario, 2020)

 

Hibridni događaji

Hibridni događaji spajaju klasične događaje sa fizičkim prisustvom i one virtualne. Dio sudionika je na fizičkom mjestu, a dio participira online.

Hibridnim događajem vaš bi cilj trebao biti pružiti iskustvo klasičnih licem u lice događaja i virtualno iskustvo svim svojim polaznicima. Svi sudionici mogu čak istovremeno uživati u događaju i međusobno komunicirati tijekom događaja. (Vario, 2020)

Virtualni i hibridni događaji spadaju u online događaje za koje je bitan sadržaj, angažman sudionika, informacije i kvaliteta tehnološke izvedbe. (Čad, 2020)

To sve se može omogućavati kroz virtualni doživljaj koji bi za primarne ciljeve imao povećanja angažiranosti, odnosno participiranja sudionika i što bolje ostvarivanje zadanih ciljeva poput kvalitetnog prijenosa informacija.

Virtualni doživljaj bio trebao imati dinamično, interaktivno virtualno okruženje, poticati kvalitetnu interakciju i angažiranost kroz razne inovativne načine, omogućiti realni i dinamični feedback kako bi imali dobru analizu za postojeći događaj i buduće događaje.

Virtualni doživljaj bio bi skup tehnološko inovativnih rješenja za što bolje korisničko iskustvo.

 

Uloga sponzora i kako im se obratiti kod virtualnih i hibridnih događaja

Sponzorstvo događaja ustvari znači kako sponzori daju financijsku pomoć samom događaju, a najčešće u svrhu postizanja promotivnih ciljeva. (Aventri, b.d.)

Prema statističkom istraživanju sponzorstva su osnovni izvor prihoda kod virtualnih događaja za 23% organizatora. (Eventmb, 2021)

Očito je kako su za mnoštvo događaja upravo sponzori presudni za uspjeh i održavanje samog događaja.

Dobra stvar je što prema istraživanjima 72% korporacijskih sponzora je zainteresirano za sudjelovanje  u hibridnim  događajima. (Strutt, 2020)

I oni prepoznaju moderne online načine održavanja događaja. Sponzori se uglavnom prezentiraju prije događaja, za vrijeme događaja i nakon događaja.

Prilikom obraćanja sponzorima najbolje je prezentirati načine i prednosti ovakve vrste sponzorstva. Pa tako valja istaknuti;

  • velik doseg virtualnih i hibridnih događaja
  • mogućnost kreiranja sesija s porukama sponzora
  • mogućnost komunikacije jedan na jedan i sa svim sudionicima
  • promocija kroz više kanala, kao npr. email, sponzorirane push notifikacije, društvene mreže
  • veća sigurnost događaja, a manji troškovi organizacije

Kada se pristupa sponzorima valja ima razrađene pakete i planove za njihovu izloženost ne samo sudionicima nego svima zainteresiranima.

Uz jasan opis događaja, temu, sudionike, izlagače, svrhu i ciljeve, treba vrlo jasno razraditi načine kako će se prezentirati sponzori od strane organizatora, prije, za vrijeme i poslije samog događaja. Uz razrađeni plan za konkretan događaja, valja imati i primjere s prethodnih događaja.

U tim primjerima treba biti i jasno navedena analiza uspješnosti samog događaja i uspjeha u prezentiranju sponzora, bilo kroz neku općenitu analizu i konkretnu s raznim postavljenim ciljevima.

Što se tiče kanala pristupa sponzorima čini mi se kako je osnovni alat email u kojem se šalje određeni oglašivački/media kit, sa svim informacijama.

No, može se i s manje izravnim pristupom recimo kroz izrađene video prezentacije koje se mogu oglašavati na društvenim mrežama i na taj način privući pažnju potencijalnih sponzora.

 

Preporuke za upravljanje događajima tijekom 2021.

Prema Helen McCabe, direktorici BCD-a, “Podrška i dodavanje vrijednosti našim kupcima u smislu virtualne komunikacije i angažmana bit će ključni prioritet, zajednički nazivnik i razlučitelj za 2021.” (Waida, 2020)

Jasno je kako će se nastaviti rastući trend virtualnih i hibridnih događaja, a kod njih je prioritet atraktivnost virtualne komunikacije i povećanja angažmana sudionika.

Uz to, naglasak je i dalje na sigurnosti i zdravlju. Sigurno je kako će događajima licem u lice moći prisustvovati oni s negativnim testovima, potvrdama o cijepljenju, uz poštivanje svih propisanih epidemioloških mjera. Ovdje postoji i reputacijski rizik za organizatora ukoliko se nešto dogodi na samom eventu. Stoga valja biti maksimalno oprezan.

Svaki događaj sa fizičkim prisustvom treba biti pomno planiran i to sa nekoliko scenarija koji se mogu aktivirati ako nešto iskrsne i nužne su hitne promjene u izvođenju događaja. Sigurnost sudionika i izrada nekoliko scenarija mogu reputacijski dobro utjecati na organizatore.

Vezano oko prostora za događaje sa fizičkim prisustvom, oni bi trebali biti što veći, imati više odvojenih malih prostora kako bi se maksimalno smanjio fizički kontakt i blizina sudionika.

Već krajem godine očekuje se ponovno povećanje u broju evenata sa fizičkim prisustvom, stoga se valja dobro pripremiti za povećanje posla kako bi se povratak na staro dočekao maksimalno spremno. Do tada je i dalje naglasak na hibridne evente koji mogu biti dostupni u obliku snimke i na zahtjev, na događanja u manjim grupama i manje radionice.

Što se tiče virtualnih događanja, prema mnogima to će ići u sferu umjetnosti i kreativnosti. Jedan od najvećih problema je poticanje na angažman sudionika, ali i problem bržeg umaranja sudionika, naročito kod duljih virtualnih događaja.

Stoga će kreativnost i osmišljavanje programa biti od velike važnosti. Ankete, pitanja i odgovori, igre i nagrade, mogućnost samo audio ili chat rasprava, virtualna stvarnost, zvučni i video efekti, poklon zahvale nakon događa i sl. bit će od velike važnosti kod virtualnih događaja.

Prelazak na 5G i osiguravanje tehnološke opreme dobre kvalitete i jačine te softvera, jedan je od prioriteta.

Marketing treba modificirati i prilagoditi ovisno o vrsti događaja, izlagačima, sponzorima, i najbitnije, sudionicima. Digitalni marketing je već značajno razvijen, samo ga treba pravilno koristiti i za organizaciju i provođenje događaja.

Sve ove preporuke za 2021. godinu možemo zaključiti u dvije riječi: sigurnost i kreativnost.

 

Izvori

Aventri.com, (b.d.): The 2021 Event Sponsorship Guide, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.aventri.com/strategy/event-sponsorship

Čad Gorazd, (2020): Live, online, virtual, hybrid events: high tech or high touch, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://kongres-magazine.eu/2020/12/live-online-virtual-hybrid-events-high-tech-or-high-touch/

EVENTMB STUDIO TEAM, (2021): 100 Event Statistics (2021 Edition), dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.eventmanagerblog.com/event-statistics

The National Press Club, b.d.: Live, Virtual or Hybrid Events – Which Approach Is Best?, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.press.org/live-virtual-or-hybrid-events-which-approach-best

Strutt Jonathan, (2020): 10 reasons why hybrid events are essential to your event strategy, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.brella.io/blog/hybrid-event-benefits

Vario, (2020): Virtual and Hybrid Events: What’s the Difference? dostupno 20. travnja 2021. putem: https://varioproductions.com/2020/12/15/virtual-and-hybrid-events-whats-the-difference/

Waida Maria, (2020): 7 Event Trends That Will Shake Up Meetings & Group Business in 2021, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.socialtables.com/blog/event-planning/event-trends/