Pravilo 1 3 5 za efikasnije upravljanje vremenom i bolju produktivnost

1 3 5 pravilo je metoda upravljanja vremenom i produktivnošću koja nam pomaže u organizaciji i prioritizaciji svakodnevnih zadataka.

Osnovna ideja metode je planiranje našeg dana i to tako da odredimo jedan veći zadatak, tri srednje velika zadatka, i pet manjih zadataka koje trebamo obaviti tijekom dana.

Ova tehnika potiče fokus i efikasnost, a istovremeno smanjuje preopterećenost i osjećaj preopterećenosti zbog velikog broja zadataka.

Od kuda ova metoda?

Pravilo 1 3 5 je popularizirano od strane Alex Cavoulacos, suosnivačice i COO The Muse, platforme za karijerno savjetovanje i zapošljavanje (1).

Cavoulacos je opisala ovu metodu u kontekstu bolje produktivnosti i upravljanja vremenom, naglašavajući kako nam može pomoći u boljoj organizaciji naših zadataka i fokusiranju se na ono što je najvažnije.

Cavoulacos i The Muse promovirali su ovu metodu kao dio šireg seta alata i strategija za povećanje produktivnosti i zadovoljstva na poslu.

Kako možemo koristiti ovo pravilo u svakodnevnom radu?

S obzirom da i sam često koristim ovu metodu u radu, probat ću vam jasno predočiti kako ju možete najbolje iskoristiti.

1 Veliki zadatak

• Odabir: Razmislite o svim zadacima koje imate i odaberite onaj s najvećim utjecajem na vaše ciljeve ili konkretan projekt na kojem radite. To bi trebao biti zadatak koji će, kad se dovrši, donijeti najveću korist ili olakšanje.
• Planiranje: Procijenite koliko vremena trebate za dovršetak ovog zadatka i planirajte ga u dijelu dana kada ste najproduktivniji.
• Fokus: Dok radite na ovom zadatku, pokušajte eliminirati sve distrakcije. Isključite obavijesti, koristite tehniku poput Pomodoro tehnike za održavanje fokusa i dajte sve od sebe da ga dovršite prije nego što krenete na ostale zadatke.

3 Srednje velika zadatka

• Selekcija: Nakon što ste odredili svoj glavni zadatak, identificirajte tri srednje velika zadatka. Ovi zadaci su važni, ali ne zahtijevaju toliko vremena ili resursa kao vaš glavni zadatak.
• Raspored: Prema mogućnosti planirajte ove zadatke tako da se nadovezuju na vaš glavni zadatak. Možda ćete ih htjeti rasporediti tijekom dana, između pauza, a kako biste održali visoku razinu produktivnosti.
• Realizacija: Važno je da si postavite realne rokove za svaki od ovih zadataka i pratite svoj napredak. Ako je moguće, delegirajte manje dijelove ovih zadataka, a da biste dodatno uštedjeli vrijeme.

5 Manjih zadataka

• Izbor: Ovi zadaci bi trebali biti kratki i prilično jednostavni za izvršenje. Mogu uključivati svakodnevne administrativne poslove, kratka izvješća, odgovaranje na e-mailove, organiziranje radnog prostora, ili kratke telefonske, Teams, Zoom i sl. pozive.
• Planiranje: Mali zadaci su odlični za popunjavanje kratkih slobodnih perioda tijekom dana. Možete ih koristiti kao produktivne pauze između većih zadataka.
• Izvršenje: Postavite si za cilj dovršetak ovih malih zadataka u blokovima, grupirajući slične aktivnosti zajedno. Na primjer, odredite vrijeme za odgovaranje na sve e-mailove odjednom ili za obavljanje svih telefonskih poziva.

Prema mom vlastitom iskustvu mogu potvrditi da 1 3 5 metoda može itekako pomoći u efikasnijoj organizaciji zadataka, manjoj opterećenosti i (još) boljoj produktivnosti tijekom dana.

I ovo će vam biti korisno:

• Pravilo 5 / 25 je odlično za prioritete
• Znate li što je pravilo 90 / 90 / 1
• Feynmanova metoda učenja
• MoSCoW metoda