Organizacija događaja: Promjene, statistike, trendovi i alati

Istraživanja kažu kako je posao organizacije događaja vrlo stresan posao, koji je u gotovo svim istraživanjima među prvih 10 najstresnijih poslova. (Johnson 2019.)

Čini se kako je to naročito stresno u ovom pandemijskom razdoblju zbog velikog pada u prometu i poslovanju organizatora događaja.

 

Promjene u organiziranju događaja tijekom 2020.

Osnovna i najteža promjena u području organizacije događaja je ustvari zabrana izvođenja događaja u smislu potpune zabrane i/ili održavanja ali s raznim restrikcijama.

Pa su tako npr. već u proljeće 2020. iz Odbora za evente udruge poduzetnika tražili od Hrvatske vlade odobravanje i donošenje ključnih mjera za pomoć organizatorima događaja. (Morski.hr, 2020)

Nažalost situacija se nastavila pa su tako prije nekoliko dana ponovili svoj apel Hrvatskoj vladi uz navode kako su „Njemačka, Velika Britanija, Francuska, Nizozemska, Danska, Slovenija i mnoge druge europske države izdvojile su milijarde eura za posebne pakete pomoći’“. (Dnevnik.hr, 2021)

Dakle, zaključujemo kako je osnovi problem nedostatak i zabrana održavanja događaja koji je doveo do velikog pada u poslovanju industrije događaja. I to je najveći problem za organizaciju događaja za veći broj ljudi kao npr. koncerti ili sportski događaji.

Za događaje koji su se mogli održati trebale su se poštivati stroge epidemiološke mjere u smislu kontroliranog broja sudionika, vođenje evidencije o sudionicima, razmaka između sudionika, pa tako često vidimo konferencije s nekoliko sudionika u velikim prostorijama, kazalištima i sl., obaveze nošenja maski, dezinfekcije ruku, mjerenje temperature.

Pored toga, u zadnje vrijeme razmišlja se o uvođenju brzih testova prije ulaza u prostore održavanja događaja. Sve navedeno nažalost neke događaje čini neisplativim ili teškim za organizirati.

Zbog svega navedenog svjedoci smo organizacije velikog broja događaja kroz streaming alate. Time organizatori mogu uštedjeti na određenim stvarima i ne moraju se trošiti na sigurnost sudionika i epidemiološke mjere.

Činjenica je kako sada organizatori evenata moraju u detalje proučiti svaki događaj koji je otkazan i ustanoviti:

  • očekivanja
  • ciljeve
  • publiku
  • vrijednost koju žele stvoriti
  • te na kraju mogu li i kako ponuditi jednako atraktivnu i učinkovitu soluciju

I sami organizatori zaključuju kako nije rješenje sve prebaciti virtualno budući da neki događaji svoju vrijednost ostvaruju upravo kroz druženje i networking. (Kovačiček, 2020)

Stoga, kod nekih događaja moraju paralelno razvijati nekoliko različitih koncepata i scenarija, a iz razloga mogućnosti pravovremene reakcije u slučaju hitnih promjena. Upravo u ovo vrijeme je važno brzo reagirati te imati nekoliko planova. Treba kod planiranja paziti i na zdravstvene rizike.

 

Konstatacije iz statistika za 2020.

Hrvatska industrija događaja ima oko 2.000 pravnih subjekata koji zapošljavaju 10.000 zaposlenika i tijekom „normalnih“ godina imala prihode veće od 4.5 milijardi kuna. (Morski.hr, 2020)

Prema prvim podacima industrija organizacije događaja u Hrvatskoj doživjela je tijekom 2020.g. pad od 90%! (Dnevnik.hr, 2020)

Što se tiče globalne situacije, istraživanje koje je PCMA proveo na profesionalnim organizatorima događaja pokazalo je kako je čak 87% otkazanih događaja, od čega je 66% onih koji su odgođeni i to izravno zbog COVID-19. (Russell, 2020)

Od ožujka 2020., industrija događaja izgubila je 14,4 milijarde eura! (Ufi, 2020)

Ovi podaci nam jasno ukazuju na velik pad u broju organiziranih događaja, a time i velik pad prihoda u samoj industriji događaja.

73% organizatora događaja je bilo uspješno u transformaciji svojih događaja na virtualne. (Eventmb, 2021)

53% organizatora osjeća kako može dobro ili izvrsno koristiti tehnologiju za virtualne događaje, a 51,5% organizatora muči što u virtualnim događanjima ne mogu dovoljno potaknuti angažiranost publike. Njih 36% smatra kako je upravo to najveći problem u organizaciji virtualnih događaja. (Eventmb, 2021)

Većina organizatora događaja vjeruje kako će se organizacija relativno normalnog broja događaja vratiti u drugoj polovici 2021.g.: njih 30% smatra kako će to biti u Q3, a 27,5% smatra kako će to biti ranije, odnosno u Q2. (Eventmb, 2021)

Sigurnost i zdravlje je najvažnije za organizatore događaja. Njih čak 55% je izrazilo zabrinutost zbog sigurnosti zdravlja kao najveću prepreku u organizaciji događaja. Sigurnosni standardi najvažniji su kriterij za odabir mjesta održavanja događaja za 56% organizatora. (Eventmb, 2021)

Očekuje se kako će dostupnost cjepiva biti najveća promjena u industriji organizacije događaja. (Eventmb, 2021)

Kada se vrati određeni broj fizičkih događaja i dalje 71% organizatora planira koristiti digitalne strategije kako bi zadovoljili virtualnu publiku, a 66,5% njih planira koristiti hibrid kao svoj go to-format. (Eventmb, 2021)

Zaključujemo kako je industrija doživjela velik pad u broju događaja i prihoda. Dostupnošću cjepiva očekuju u drugom dijelu 2021. oporavak. Prilikom organizacije sigurnost je najbitniji element kod planiranja. Posljedično organizatori su prisiljeni pronaći alternativu u virtualnim događanjima.

Mnogi i nakon povratka „na staro“ i dalje planiraju održavati događaje virtualno ili kombinirano.

 

Trendovi za 2021. godinu

Teško je tvrditi hoće li virtualni streaming postati normala u organizaciji događaja.

Čini se kako ljude ipak više na neki način uzbuđuje osjećaj prisustvovanja fizičkim događajima. Možda zato postoji i problem kod angažiranosti sudionika virtualnih događaja?

Prema istraživanju, još uvijek postoji velika želja kod ljudi za fizičko prisustvo na raznim događajima. U tom istraživanju 2/3 anketiranih poduzeća izjavilo je kako su otkazivanja fizičkih događaja štetno utjecala na njihovo poslovanje jer nisu mogli izgraditi brend na ciljanim tržištima. (Ludvigsen, 2020)

Čini se kako pozitivne strane virtualnih događaja, kao npr. uštede na prostoru, putovanju, smještaju, hrani i piću ili drugim sličnim troškovima ipak nisu nadoknadile gubitke zbog znatno manjeg broja događanja.

Ono što se očekuje u nastavku 2021. g. su i dalje pažnja na sigurnost zdravlja sudionika i organizatora. Čini se kako će to biti glavna stavka u organizaciji događaja.

Morat će se pažljivo birati mjesto događaja, paziti na broj sudionika, socijalnu distancu, poštovati sve epidemiološke zahtjeve. Dobra stvar je što se krajem godine očekuje malo veća sloboda u organizaciji zbog veće dostupnosti cjepiva.

Organizatori moraju imati nekoliko razrađenih planova i pripremljenih scenarija kako ih nepredviđene situacije ne bi iznenadile. To će sigurno povećati troškove organizacije, zahtijevati korištenje više ljudskih resursa i bolje iskorištavanje dostupnih tehnologija.

Hibridni događaji vjerojatno će doživjeti svoj puni procvat, pa se očekuje nadogradnja takvih vrsta događaja i podizanje na jedan novi nivo koji bi postao neka vrsta standarda.

Kreativnost u stvaranju bolje atmosfere posebice na virtualnim događanjima kako bi se sudionici maksimalno motivirali na angažman i aktivno sudjelovanje.

Umjesto standardnog neaktivnog sjedenja, događaji trebaju biti interaktivniji, personaliziraniji i maksimalno koristiti tehnologiju i digitalizaciju za što bolje iskustvo sudionika. Na kraju i uključiti neki CRM alat kako bi se mjerila uspješnost događaja, atmosfere i/ili angažiranosti sudionika.

Došlo je do mješavine planiranja događaja i marketinga na način da se od organizatora događaja očekuje da se uključe u digitalni marketing, a od osoba za marketing da se uključe u planiranje događaja. (Howard, 2020)

„Outdoor“ događaji. Zbog epidemiološke situacije sigurno će se veći broj događaja održavati na otvorenom. Potvrđeno je kako je rizik širenja COVID-19 virusom manji na otvorenom prostoru. To bi moglo dovesti do toga da se događaji prebacuju i održavaju na otvorenim prostorima.

Povećanje u broju događaja s tematikom zdravlja. Zbog trenutačne situacije sigurno je kako će u budućnosti popularna tema biti zdravlje. Stoga se očekuje povećanje u broju događaja kojima bi tema bila zdravlje, zdrava prehrana, vježbanje, zdrave aktivnosti i sl.

Čini se malo u sjeni situacije s COVID-19, ali planiranje održivih odnosno ekološki osviještenih događaja privlači sve veću potporu. Otkriveno je kako sve više ljudi podržava „zelene“ događaje. To su događaji koji recimo koriste reciklirani materijal na događajima ili primjerice pribor za jelo od ekološki prihvatljivih materijala. Sama tema često nije bitna koliko ekološka osviještenost organizatora. (Zoho.com, 2021)

 

Alati za organiziranje virtualnih događaja

Za organizaciju i provođenje hibridnih i virtualnih događaja, uz adekvatne vještine potrebno je imati i odgovarajuću tehnološku potporu.

Alati za organiziranje i planiranje događaja sastoje se od određenih komunikacijskih alata, zatim alata za upravljanje projektom, alata za upravljanje događajima, aplikacija i dodacima za preglednike. Alati su obično mrežni softver ili platformska rješenja koja pomažu i nude rješenja kod organizacije te planiranja događaja. (Swiftdigital.com.au, 2021)

Kod organiziranja virtualnih evenata bitno je da alati imaju mogućnosti kao:

  • Upravljanja događajima (logističko kreiranje događaja, izrada i praćenje proračuna, upravljanje dobavljačima, upravljanje sponzorstvom, registracija, brendiranje, slanja obavijesti, notifikacija, emailova, pozivnica iz kalendara…)
  • Angažmana sudionika (potrebno za kreiranje interaktivnog iskustva, npr. ankete, povratne informacije, pitanja i odgovori, chatbot, gamifikacija, promocija kroz društvene mreže…)
  • Funkcionalosti i tehnička podrška (za hosting i video prijenos, konferencije, reakcije publike, snimanje, kreiranje biblioteke sadržaja, pristup, umrežavanje i spajanje sudionika, sustav za ulaznice i prijavu…)

Alati za organizaciju virtualnih događaja dijele na virtualne platforme za događaje, webinarska rješenja i alate za interne sastanke.

Virtualne platforme su najsvestranije, najviše se koriste zbog najviše opcija i mogućnosti koje pružaju. Imaju opcije za planiranje događaja od početka do kraja, zatim registracijom sudionika, mogućnost povezivanja, upravljanje odnosa (CRM) i naravno alate za tehničku realizaciju događaja. (Asana.com, 2021)

Slijedom navedenog odlučio sam za četiri popularne plaforme i usporednim prikazom funkcionalnosti.

Attendify

Attendify omogućava jednostavno i intuitivno stvaranje zanimljivih iskustava unutar virtualnih događaja uz streaming uživo, uključenje društvenih mreža, 1: 1 video poziva, upravljanje sadržajem i sl Attendify-ova platforma za virtualne događaje spremna je za sve virtualne, hibridne i slične formate događaja. (Capterra.com, 2021)

Bizzabo

Bizzabo je platforma za  sve vrste događaja. Događaji se mogu pratiti, organizirati, upravljati i mjeriti prema ključnim poslovnim ishodima. Od registracije događaja i potpuno brendiranih aplikacija za mobilne događaje do emisija uživo i raznovrsne analitike. (Capterra.com, 2021)

Cvent Event Management

Cvent nudi kompletna softverska rješenja za fizička i virtualna događanja, između ostaloga i mrežnu registraciju događaja, angažman, odabir mjesta i aplikacije za događaje, marketing putem e-pošte ili web ankete. (Capterra.com, 2021)

GoToWebinar

Neovisno koristite li događaje za marketing, edukaciju ili korporativne komunikacije, GoToWebinar čini događaje zabavnima i sigurnima s pouzdanom tehnologijom koja je izuzetno jednostavna za upotrebu. (Capterra.com, 2021)

Niže imamo komparaciju ovih platformi, gdje možemo usporedno vidjeti najbitnije značajke kod organizacije događaja i koja platforma ima koje značajke.

alati za event management
usporedba ključnih funkcionalnosti, Izvor:https://www.capterra.com/event-management-software/compare/133737-26318-163335-135385/Attendify-vs-Cvent-Event-Management-vs-GoToWebinar-vs-Bizzabo

Postoje i neka druga rješenja koja mogu u najmanju ruku djelomično pokriti neke od traženih funkcionalnosti, a kao npr. za emitiranje uživo: YouTube, Facebook, Vimeo, Twitch, ili za konferencije: Zoom, Microsoft Teams, Skype for Business, Cisco Webex , Zoho Meeting, , a tu su još i  SpotMe, Adobe Connect,, vFairs…

Organizatori događaja mogu koristiti više tehnoloških alata koji ne moraju biti nužno vezani uz organizaciju događaja, a od kojih svaki obavlja svoju primarnu funkciju.

 

Zaključak

Prošla godina je bila vrlo specifična i vrlo stresna za sve koji su u industriji događaja. Veliki pad u događajima i ograničenja prisilili su organizatore na prijelaz na online događaje, odnosno korištenje virtualnih i hibridnih tehnoloških rješenja.

Sve to nije moglo ublažiti nedostatak događaja, ali je otvorilo neke nove inovativne mogućnosti za budućnost.

Čini se kako će tijekom ove godine i dalje biti naglasak na hibridnim događajima, koji će omogućiti dolazak određenog broja sudionika fizički na događaj i jednako kvalitetno praćenje online prisustvom.

Do kraja godine očekuje se povećanje broja događaja sa fizičkim prisustvom, ali naravno i dalje uz maksimalne sigurnosne mjere kako bi se sačuvalo zdravlje svih sudionika na događaju.

 

Izvori i literatura

Asana.com, (2021): 7 Event planning tools every event manager should use, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://asana.com/resources/event-planning-tools

Capterra.com, (2021): Comparing 4 Event Management Software Products, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.capterra.com/event-management-software/compare/133737-26318-163335-135385/Attendify-vs-Cvent-Event-Management-vs-GoToWebinar-vs-Bizzabo

Dnevnik.hr, (2021): Traže hitan plan otvaranja od Vlade i Nacionalnog stožera: “Jedino je zaposlenima u ovom sektoru potpuno ukinuto pravo na rad”, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://dnevnik.hr/vijesti/hrvatska/event-industrija-trazi-hitan-plan-otvaranja-od-vlade-rh-i-nacionalnog-stozera-istaknuli-su-tri-kljucna-koraka—647920.html

Dnevnik.hr, (2020): U industriji događanja pad prometa i više od 90 posto, od Vlade traže tri seta mjera, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://dnevnik.hr/vijesti/hrvatska/u-industriji-dogadjanja-pad-prometa-i-vise-od-90-posto—631582.html

EVENTMB STUDIO TEAM, (2021): 100 Event Statistics (2021 Edition), dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.eventmanagerblog.com/event-statistics

Howard Madison, (2020): Meetings and Events Trends for 2021, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.cvent.com/en/blog/events/meetings-events-trends

Johnson Simone R. (2019): The Top 10 Most and Least Stressful Jobs dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.businessnewsdaily.com/1875-stressful-careers.html

Kovačiček Tina, (2020): Što je ostalo od event industrije u Hrvatskoj? Istražili smo kako se radi i radi li se uopće, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.buro247.hr/lifestyle/ekspert/to-je-ostalo-od-event-industrije-u-hrvatskoj-istra-ili-smo-kako-se-radi-i-radi-li-se-uop-e.html

Ludvigsen Kim, (2020): Trends and challenges for event management in 2020, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.tsnn.com/blog/trends-and-challenges-event-management-2020

Morski.hr, (2020): Industrija organizacije koncerata i festivala na koljenima – Upućen prijedlog hitnih mjera za opstanak, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://morski.hr/2020/04/27/industrija-organizacije-koncerata-i-festivala-na-koljenima-upucen-prijedlog-hitnih-mjera-za-opstanak/

Russell Michelle, (2020): COVID-19 Impact on Events Research: Top-line Results for Planners, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.pcma.org/covid-19-impact-events-industry-planners-survey-results/

Swiftdigital.com.au, (2021): 7 Event Planning Tools Every Event Manager Should Be Using, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.swiftdigital.com.au/blog/event-planning-tools/

UFI, (2020): UFI releases first global assessment of the economic impact that COVID-19 is having on trade shows and exhibitions, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.ufi.org/wp-content/uploads/2020/03/UFI_media_release_economic_impact_of_covid19_100320.pdf

Zoho.com, (2021): 5 trends that will influence the events industry in 2021, dostupno 20. travnja 2021. putem: https://www.zoho.com/backstage/thegreenroom/event-trends-2021.html